Ako na správu registratúry v roku 2026? Povinnosti, lehoty a pravidlá

Kľúčovým nástrojom správneho fungovania administratívy každej organizácie je registratúrny poriadok, ktorý určuje jednotný postup pre všetky organizačné útvary v súlade s platnou legislatívou. Táto interná smernica podrobne upravuje úkony súvisiace s manipuláciou so záznamami, definuje podmienky personálneho, priestorového a materiálno-technického zabezpečenia a špecifikuje používanie pečiatok či spôsob autorizácie elektronických dokumentov.

Súčasťou smernice je registratúrny plán, ktorý slúži ako metodická pomôcka pre účelné a systematické usporiadanie registratúry do vecných skupín (napr. podľa úsekov činnosti školy) a zabezpečuje efektívne uchovávanie dokumentov počas stanovenej lehoty uloženia.

Na koho sa vzťahuje povinnosť?

Vypracovať registratúrny poriadok a plán je povinný každý pôvodca registratúry, ktorý je:

• orgánom verejnej moci,
• právnickou osobou zriadenou orgánom verejnej moci,
• právnickou osobou zriadenou zákonom alebo právnickou osobou, ktorej postavenie upravuje zákon.

Pri tvorbe je možné použiť vzorový registratúrny poriadok Ministerstva vnútra SR (odboru archívov a registratúr). Túto oficiálnu šablónu si organizácia prispôsobí vlastným reálnym podmienkam a predloží ju na posúdenie a schválenie príslušnému štátnemu archívu.

Procesné úkony a evidencia registratúrnych záznamov

Efektívne riadenie administratívy stojí na odbornej manipulácii s listinnými aj elektronickými záznamami. Tento súbor činností zahŕňa prijímanie, označovanie, evidovanie, tvorbu a vybavovanie spisov, ukladanie, ochranu, prístup a následné vyradenie záznamov.

Evidencia registratúrnych záznamov a spisov sa vedie samostatne pre každý kalendárny rok a môže mať dve formy:

1. Elektronický informačný systém na správu registratúry,
2. Registratúrny denník v listinnej podobe (základná evidenčná pomôcka).

U účtovných dokladov je dôležité zaistiť spôsob evidovania bez duplicity. Ak je záznam zaevidovaný v osobitnej systematickej evidencii, považuje sa za riadne zaevidovaný aj v rámci správy registratúry.

Špecifiká účtovnej a personálnej agendy

• Transformácia účtovných záznamov: Zavedenie procesu transformácie z listinnej podoby do elektronickej (a naopak) umožňuje pôvodcom zvoliť si formu uchovávania. Účtovná dokumentácia predstavuje záznamy bez trvalej dokumentárnej hodnoty, pričom ich lehota uloženia je 10 rokov a po jej uplynutí sú určené na zničenie.
• Personálna agenda: Obsahuje informácie dôverného charakteru (evidenčné listy dôchodkového poistenia, zápočtové listy a pod.), preto sa spravidla využíva decentralizovaný spôsob evidovania priamo na personálnom oddelení. Pri vzniku pracovného pomeru sa pre každého zamestnanca zakladá osobný spis. Lehota uloženia personálnej agendy začína plynúť dňom založenia spisu a končí až dovŕšením 70. roku veku zamestnanca.

💡 Expert tip pre personalistov a mzdové účtárne:

Kým účtovné doklady stačí držať 10 rokov, pri osobných spisoch zamestnancov hrozí archivačná povinnosť až na polstoročie (do 70. roku veku zamestnanca). Z tohto dôvodu pre personálnu agendu striktne využívajte decentralizovanú evidenciu oddelenú od bežných spisov. Výrazne si tým zjednodušíte ochranu osobných údajov (GDPR) a zabránite predčasnému, nezákonnému skartovaniu dokumentov, ktoré štátny archív prísne trestá.

Prístup k registratúre a vyraďovanie dokumentov

Prístup k spisom v registratúrnom stredisku sa realizuje vypožičiavaním alebo nazeraním na základe písomnej žiadosti. Elektronické registratúrne záznamy a spisy sa nevypožičiavajú, sprístupňujú sa vyhotovením kópií. Celý proces podlieha zákonu o ochrane osobných údajov, aby sa vylúčilo poškodenie, zničenie alebo strata záznamov.

Po uplynutí lehoty uloženia organizácia predkladá príslušnému štátnemu archívu návrh na vyradenie registratúrnych záznamov. Súčasťou návrhu sú zoznamy vecných skupín usporiadané podľa registratúrneho plánu, striktne rozdelené na záznamy so znakom hodnoty „A“ (archívny význam) a bez znaku hodnoty „A“ (určené na zničenie).

Chcete mať správu registratúry stopercentne bez chýb?

Správne nastavenie registratúrneho plánu, transformácia dokumentov a správna komunikácia so štátnym archívom vyžadujú precíznu znalosť pravidiel. Neriskujte pokuty za nesprávne vyraďovanie alebo chýbajúce smernice. Príďte sa poradiť priamo s odborníkmi z praxe na náš seminár: